Vor dem Hintergrund öffentliche Verwaltungsaufgaben zielorientiert und kostengünstig durchzuführen, ist es Aufgabe einer jeden Verwaltung, vorhandene Strukturen auf ihre Effektivität und Wirksamkeit zu überprüfen.
Eine ständige Prozessoptimierung behördeninterner Abläufe und Verfahren unter Einbindung aller am Prozess Beteiligten erfordert ein zukunftsorientiertes Qualitätsmanagementsystem-
system (QM). Das Ziel der amtlichen Lebensmittelüberwachung muss es künftig sein, die Dienstleistung, die die Behörde für den Verbraucher und den Gewerbetreibenden im Rahmen der beratenden Tätigkeit erbringt, systematisch zu lenken und zu dokumentieren.
Die Entscheidung zur Einführung eines QM- Systems traf die Leitung des Umwelt- und Verbraucherschutzamtes- Lebensmittelüberwachung- bereits im Jahre 2002.
In Gesprächen mit Herrn Kretschmar von der Akademie für öffentliches Gesundheitswesen in Düsseldorf und dem Geschäftsführer der Firma BALVI GmbH, Herrn Dr. Hasse, wurden zunächst die Rahmenbedingungen für den Aufbau eines auf der EDV basierenden QM- Handbuches sowie den mitgeltenden Unterlagen im Umwelt- und Verbraucherschutzamt der Stadt Köln erörtert.
Nach einer Reihe von Motivationsveranstaltungen, die Herr Kretschmar gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Amtes durchführte, traf Ende 2002 die Amtsleitung die Entscheidung, ein EDV unterstütztes QM- System auf der Grundlage von BALVI- QM unter der Leitung von Herrn Kretschmar einzuführen.
In einer der ersten Teamsitzungen sind zunächst die einzelnen Arbeitsschritte zur Erstellung des Handbuches und den mitgeltenden Unterlagen, die in einem Projektplan dokumentiert worden sind, besprochen worden.
Die interdisziplinär besetzte Projektgruppe- die aus Mitarbeitern des Umwelt- und Verbraucherschutzamtes, des Veterinäramtes und Chemischen Untersuchungsamtes bestand, war sich dahingehend einig, ein QM- System aufzubauen, dass sich an der DIN EN ISO 9001:2000 mit den vier Kernprozessen:
· Verantwortung der Leitung
· Ressourcen-Management
· Prozessmanagement zur Erbringung einer Dienstleistung
· Messung, Analyse, Verbesserungen
orientiert und eine zertifizierungsfähige Grundlage diesbezüglich bildet.
3.1 Der Projektverlauf/Projektplan
beschrieb in einer zeitlichen befristeten Abfolge (Januar bis Dezember 2003) die Maßnahmen, die erforderlich waren, um fristgerecht das QM- System zum:
1.1.2004
durch die Amtsleitung freigeben zu können.
In den nun folgenden insgesamt neun Sitzungen der Projektgruppe sind unter der Leitung von Herrn Kretschmar und dem QM- Beauftragten, Herrn Vandieken, Lebensmittelkontrolleur im Umwelt- und Verbraucherschutzamt der Stadt Köln, die Voraussetzungen für ein wirksames QM- System geschaffen worden.
Im Rahmen einer SOLL- IST- Analyse sind zunächst die einzelnen Arbeitsabläufe von der Betriebskontrolle, über die amtliche Probenahme bis hin zur Einleitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren sowie der Durchführung von ordnungsbehördlichen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hinterfragt worden.
Das Aufzeigen von Schwachstellen und die Optimierung vorhandener Strukturen im Zusammenhang mit dem Vollzug der amtlichen Lebensmittelüberwachung war eines der Aufgaben, die sich die Projektgruppe zum Ziel gesetzt hatte.
So entstanden innerhalb eines Zeitraumes von einem Jahr ein Regelwerk bestehend aus insgesamt 3 Handbuchkapiteln und 13 mitgeltenden Verfahrensanweisungen sowie dazugehörende Arbeitsanweisungen und Formblätter (Siehe Dokumentationsbeispiele).
So werden mit der Verfahrensanweisung Schulung neue Akzente gesetzt. Die hier beschriebenen Abläufe zur Ausbildung und Prüfung von angehenden Lebensmittelkontrolleurinnen und Lebensmittelkontrolleuren definieren eine Schnittstelle zur theoretischen Ausbildung, für deren Durchführung die Akademie zuständig ist.
Die zu vermittelnden Ausbildungs- bzw. Lehrinhalte werden so besser aufeinander abgestimmt.
4.
Wie geht perspektivisch weiter?
Im Zusammenhang mit dem vorgesehenen Probelauf von insgesamt 12 Monaten werden die festgelegten Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und ggf. erfolgt eine Aktualisierung bzw. Fortschreibung der vorhandenen Qualitätsdokumente.
Herr Vandieken, in seiner Eigenschaft als Qualitätsmanagementbeauftragter, wird für die Vorbereitung Durchführung und Auswertung des internen Audits sorgen.
Das von externer Seite durchgeführte Audit stellt u.a. die Grundlage für das Management- Review durch die Behördenleitung dar.
5.
Zusammenfassung
Qualitätsmanagement ist ein Instrument zur Darstellung und Optimierung von Prozess- bzw. Arbeitsabläufen, die im Rahmen des Vollzugs der amtlichen Lebensmittelüberwachung zur Anwendung kommen.
Die qualitätsrelevanten Maßnahmen dienen der Rechtssicherheit und sind geeignet, die Arbeitsabläufe transparent und vergleichbar zu machen. Dies vor dem Hintergrund eines wirksamen und effektiven Verbraucherschutzes.
Ein besonderer Dank
gilt der Amtsleitung sowie der gesamten Projektgruppe für die tatkräftige
Unterstützung.
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